Planificación estratégica

La planificación es una herramienta útil para muchos campos de la vida, ya que de esta manera se supera la improvisación, por la organización para lograr con los recursos que se tienen, los objetivos deseados. Evita hacer las cosas sin pensar y lograr mejores resultados, ahorrando dinero, tiempo y esfuerzo.

Esto no es algo para especialistas sino es posible aplicarlo a nuestro trabajo concreto.

Con la planificación debo intentar contestarme algunas de estas preguntas:

- ¿Porqué se quiere llevar adelante una idea?
- ¿Para qué se quiere hacer? ¿Qué cambios quiero lograr? Los objetivos.
- ¿Cuánto se quiere alcanzar?
- ¿Cómo se van a hacer las actividades?
- ¿Cuándo se va a hacer? El tiempo.
- ¿Dónde se quiere hacer? El lugar.
- ¿Quiénes lo van a hacer? Los responsables.
- ¿Con qué se quiere hacer? Los recursos materiales financieros.

En todas estas respuestas hay que ser muy realistas, tener muy claro lo que quiero, pero también lo que puedo.

Existen diversas maneras y métodos de planificación, que varían según el área en que lo vamos a aplicar.

Esta planificación está centrada en la elaboración de estrategias, como forma de superar los problemas que se nos presentan en el trabajo, así como saber potenciar aquellos elementos que ya poseemos pero que muchas veces no los tenemos identificados y que por este mismo motivo, no lo incluimos en nuestro trabajo.

Pasos de la Planificación Estratégica

1) Formular Objetivos: Objetivos Generales - Objetivos Específicos

2) Análisis F.O.D.A.: Fortalezas. Oportunidades. Debilidades. Amenazas

- Recursos Humanos
- Recursos Tecnológicos
- Recursos Financieros
- Recursos Físicos.
- Recursos Organizacionales

3) Formular estrategia

4) Plantearse actividades

5 Responsables

6) Lugar

7) Tiempo

8) Recursos

9) Ejecutar las actividades

10) Evaluación

Veamos ahora los pasos con más detenimiento.

1) Formular objetivos

Los objetivos pueden definirse como aquellas cosas que queremos alcanzar, en un período de tiempo con determinados recursos. Los objetivos tienen la función de ser orientadores en las acciones que se realizan y al final se convierten en un elemento útil para la evaluación. Para analizar que nos propusimos, qué realmente logramos concretar.

2) Análisis

Este paso es clave en la planificación estratégica porque va a ser el que nos permitirá conocer, cuáles son los principales problemas con los que nos enfrentamos y a partir de los cuales deberemos buscar las soluciones específicas.

En un momento de identificación de fortalezas y debilidades, de oportunidades y amenazas en nuestro trabajo, por lo que requiere de un análisis realista, en el cuál se basarán luego las estrategias que intentarán revertir las situaciones, apuntando al logro de los objetivos propuestos.

En el análisis de las fortalezas y debilidades, deberemos tener en cuenta, los recursos humanos, tecnológicos, financieros, físicos y organizacionales. Analizar cada uno por separado y ver en ellos cuáles son los puntos en los que nos vamos a apoyar y cuales son las debilidades, que sobre ellas se elaborarán las estrategias de planificación.

En el aspecto de los recursos, se requiere ser muy creativo y no agotar las posibilidades que se tienen en uno mismo o en el contexto que nos rodea. Este es uno de los desafíos de la planificación.

Los recursos humanos, consisten en las personas con las que trabajamos y las potencialidades y debilidades que ellos y nosotros tenemos en la tarea. Ej.: el número de personas, sus cualidades o limitaciones para el trabajo, su capacitación, su forma de relacionarse, presencia física, experiencia, etc.

Los recursos tecnológicos, son aquellas cosas con las que contamos para realizar mejor nuestro trabajo, si podemos contar con estos recursos, entonces funcionan como fortalezas, si carecemos de ellos significan puntos débiles a tener en cuenta. Ej.: muestras, miniaturas, catálogos, revistas, etc.

Los recursos físicos incluyen en este caso, la proyección de lugares físicos, donde nos movemos para ofrecer nuestros productos. Ej.: amistades, eventos, stands, exposiciones, ferias, certámenes, viajes al interior, etc.

Los recursos financieros incluyen específicamente, el monto económico de dinero con el que contamos o no y que puede ser requisito para la expansión del trabajo. Ej.: dinero para el viaje y estadía en el interior, etc.

Los recursos organizacionales, es decir todo lo que en este caso nos brinda el elaborador de los productos que se comercializan y que van desde la calidad, presentación, garantía, la imagen comercial e institucional, las capacitaciones, premios, incentivos de venta, clima de trabajo, responsabilidad empresarial, etc.

El segundo paso en este análisis es el estudio de las oportunidades y las amenazas, e implicará conocer muy bien aquellas cosas que estarán jugando en contra de lo que queremos lograr. Estos obstáculos pueden ser muy variados, desde situaciones concretas, personas y contextos. En este aspecto se necesita ser muy crítico, ya que las amenazas pueden encontrarse dentro nuestro, o en el ámbito donde nos desarrollamos. De la misma manera que hay que estar muy atento para descubrir las oportunidades.

Una vez finalizado este análisis que funciona como diagnóstico de nuestra situación y desempeño de trabajo y que debe ser realizado con mucha objetividad para que tenga sentido las estrategias, que para superar los problemas, nos vamos a proponer.

3) Formulación de estrategias

Debemos buscar para cada debilidad y amenaza una estrategia en la cual tendremos en cuenta los objetivos que nos marcamos al comienzo. Ej.¨ si yo me propuse como objetivo lograr en este año, aumentar el número de vendedores a mi cargo y descubro a partir del análisis, que he tenido personas interesadas en la propuesta, tendré que ponerme como estrategia, llegar con mi trabajo al interior del país.

Las estrategias pueden ser para solucionar grandes y pequeñas carencias en el trabajo específico que cada uno realiza. Y tendré tantas estrategias como sea necesario para conseguir los objetivos que propuse.

4) Plantearse actividades

Es el momento de realizar una lista de actividades que concretarán las estrategias y objetivos. Se debe tener en cuenta un orden cronológico, ya que muchas veces el cumplimiento de una actividad, pone en marcha otras. Para idear esas actividades habrá que tener en cuenta los recursos con que contamos y los obstáculos presentes, que ya fueron analizados en el punto 2, pero que nos evitan planificar actividades para las cuales no tenemos recursos con que hacerla o luego nos damos cuenta que el contexto no es el mejor.

5) Responsables

Una vez terminada la lista de actividades y ordenadas cronológicamente, se hace necesario nombrar los responsables. Para cada actividad planeada deberá existir, el responsable de llevarla adelante. Si nuestra planificación es grupal, permite dividir las tareas y asegurarse que realmente se cumplan.

6) Lugar

Es importante delimitar dónde se realizará cada actividad, esto nos ayudará a tener claro donde nos movemos y para qué específicamente planificamos esa actividad en ese lugar, que quizás no va a ser igual que para otro sitio.

7) Tiempo

El tiempo es una variable fundamental, no solo en una planificación sino en toda nuestra vida, por lo que debemos aprender a controlarla y manejarla, para obtener el menor tiempo los mejores resultados. El tiempo es dinero. El buen uso del tiempo también nos capacita para elaborar con eficiencia, la tarea propuesta.

A cada actividad se le deberá asignar un tiempo, un día, una fecha. Ej.: concretaré determinada reunión, en tal semana y no más allá de esa fecha, etc. Esto se dá mejor cuando los períodos son cortos, las fechas limitadas y nuestra respuesta deberá ser efectiva.

8) Recursos

Luego de fijada la actividad, deberé pensar que recursos necesitaré para llevar adelante la tarea. Como vimos esos recursos pueden ser humanos, físicos, tecnológicos, etc. Y deberé contar con ellos de antemano, para saber que dicha actividad será una realidad. Si no poseo esos recursos, lo más probable, es que tenga que proponerme otra actividad previa, que tendrá como objetivo, conseguir dichos recursos.

9) Ejecutar actividades

Es llevar a la práctica todo lo programado, esto le da sentido a todos los pasos que antes realizamos y aseguran una buena puesta en práctica. Si nosotros cumplimos con los requisitos de esta planificación y llevamos adelante las actividades, comprobaremos que este método trasciende el papel donde lo escribimos y logra transformaciones en nuestro trabajo.

10) Evaluación

La evaluación es un proceso de medición, que nos puede ayudar a contestar preguntas como ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué se hizo?, ¿Qué se podrá hacer?

Siempre pensamos que la evaluación es lo último, cuando lo hecho, hecho está. Pero no es así, o por lo menos no debe ser así. La evaluación debe ser un proceso constante que nos acompañe siempre y que nos ayude a ir reflexionando sobre lo que estamos haciendo. Esto nos permitirá cambiar en la marcha, si evaluamos y vemos que algo no anda bien.

Los resultados de una evaluación siempre enriquecen y permiten retroalimentar una próxima planificación, en donde tendremos en cuenta los aspectos positivos y negativos que se evaluaron.

Si realmente se concretan las actividades, pero no se finaliza con evaluación, se pierde gran parte de la importancia que significa planificar y ejecutar, ya que perdemos la oportunidad de aprender de lo que nosotros mismos hicimos.

PLANIFICAR , EJECUTAR Y EVALUAR = RESULTADO POSITIVO

La autora es Directora Fundadora de REINO


Palabras clave: administración de empresas, gestión, gerenciamiento, asignación de recursos, estrategia,